1er juillet 2008 : Touver un sens à ses ...courriels !

Je ne résiste pas à l’envie de faire partager un sujet intéressant que je viens de recevoir par News Letter. L’auteur, Franck NICOLAS coach, journaliste et conférencier met son expérience à notre service.

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Patrick, c’est une réalité de plus en plus forte : la majorité des managers, cadres, et patrons vivent de vrais cauchemars en tentant de maîtriser leurs courriels. "Je ne veux rien rater", "Et si c’était un courriel très important ?". Résultat Outlook tourne à plein régime toute la journée !! Combien de temps perdons-nous à jouer la secrétaire au lieu d’assurer l’opérationnel de notre fonction ? Comment faire pour gérer son temps ? Est-ce un problème de temps ou de méthodologie ? La semaine dernière une personnalité me demandait au cours d’une soirée : « Franck, je reçois plus de soixante courriels par jour… … Je ne peux pas passer à côté d’un mail important. Le problème c’est que je perds un temps infini à gérer mes courriels au lieu de rencontrer mes clients... ». Tu aurais quelques astuces ?

Ma réponse : N°1 : demander à un collaborateur de traiter vos courriels et de vous donner, une fois par jour, le thème et l’élément principal du contenu. De la sorte, nous n’avons pas à tous les lire mais à parcourir la synthèse.

N°2 : avoir deux types de courriels professionnels : un courriel VIP pour les contacts importants (les actionnaires, les gros clients, etc..) gérés directement et un courriel professionnel standard (pris en charge par un collaborateur).

N°3 : lire ses courriels deux fois par jour, tôt le matin et en début d’après-midi. Ne jamais passer plus d’1h30 par jour sur la boite de réception. Inutile de perdre du temps et d’ouvrir sa boite de réception après 18h : entre 18h et 6h le lendemain, le monde administratif ne peut rien faire pour notre cause ! « Les gens qui donnent l’impression de courir constamment n’ont pas un problème de temps, mais plutôt un problème de direction. ». Il est une certitude, nous possédons tous de 168 heures par semaine. Examinons l’hypothèse que nous dormions 8 heures par jour, soit 56 heures par semaine, il nous reste 112 heures pour occuper notre temps entre : travail, conjoint(e), enfant(s), loisirs, etc.…. 112 heures !!! Pas mal non !! Malgré ces 112 heures, courir après le temps constitue le marathon quotidien le plus pratiqué par 75 % des leaders d’entreprise ! En clair, ils ont un super bâteau (entreprise, fonction, savoir, expérience) mais ils commettent l’erreur de ne pas se concentrer sur leur direction.

Evoquer une gestion efficace de son temps, c’est parler en clair de planification, de direction.

Il est impératif de se fixer des priorités et de perdre l’illusion que l’on peut tout faire à 100% Les leaders efficaces décident de ce qu’ils veulent dans la vie, ils sont proactifs et ils planifient leur temps afin que leurs décisions se concrétisent.

Les perdants sont des pompiers : ils passent leur temps à éteindre des feux toute la journée sans feuille de route précise.

Pour résumer : les perdants sont réactifs et les gagnants proactifs.

Les 6 clés de la gestion du temps :

1) Choisir ses objectifs de vie (professionnelle et personnelle) chaque semaine 2) Etre proactif et gestionnaire 3) Identifier et hiérarchiser ses priorités 4) Consacrer 30mn par semaine, le vendredi après-midi par exemple, à planifier la semaine à venir 5) Déléguer pour gagner 25 % du temps 6) Traiter les priorités le matin, période de la journée où nous avons le plus d’énergie.

Patrick, nous connaissons certainement le hamster dans sa roue ?!

Cet animal, au QI d’une huître, court à toute allure, s’épuise, se donne à fond et au final, ne réalise pas qu’il n’avance pas d’un poil. Est-ce que nous ne sommes pas parfois un petit peu hamster ?!!

Quittons notre roue !!

Planifions, fixons nos objectifs pour la semaine et maîtrisons notre quotidien.

Le chemin vers quelque part mène toujours vers une ville nommée « nulle part ».

A bientôt !

Franck Nicolas